H그룹 회장님에게 보고서 작성하는 방법은 A3용지 한 장으로 글자크기는 10호 이하는 되도록 사용하지 않도록 하는 것이 원칙으로 되어 있다.

한 장에 다 표현해야 하므로 글자를 많이 넣을 수도 없고 한눈에 알 수 있도록 하기 위해서 궁리하다 보니 도표를 많이 사용하고 숫자로 결과가 보이게 하며 장황하게 설명하지 않아도 되도록 선두회사나 경쟁사와 비교 데이터로 자료를 작성하는 것이 습관화 되어 있다.

상사가 한눈에 내용을 쉽게 파악하도록 해서 설득력을 높이고 칭찬받는 보고서는 어떻게 만들면 될까. 그것의 답은 아래의 설명과 같이 “도비숫피”(도형,비교,숫자,피드백)를 잘 활용하면 된다.

첫 번째, 도형나 도표로 표현하여 한 눈에 이해할 수 있게 하라.
도형을 사용해서 핵심 키워드를 드러내고 화살표를 이용해서 핵심 내용들의 관계를 표시하고 업무의 흐름, 추이 등을 한눈에 들어오도록 나타나면 백 마디 말이나 글보다 한 컷의 도형 이 상사에게 정보의 핵심을 이해시키는 데 효과적이다.

두 번째, 비교표를 만들어서 선택이 가능하게 하라.
상사들이 중요한 의사결정을 할 때 비교라는 잣대를 사용하고 싶어한다. 동종업계 제품의 가격이 10% 비싼 것을 비교표로 제시하면 5% 정도의 가격인상에 대해서는 쉽게 의사 결정한다. 그리고 변경안도 1개만 만드는 것이 아니라 2-3개 정도의 안을 만들어 선택하게 하면 매우 좋아한다. 

자동차회사에서는 영업 사원들에게 비교데이터나 가격비교를 하여 영업을 잘하는 방법을 가르친다. 저렴한 자동차를 사려는 고객이 있을 때는 사려는 차의 종류를 보여주기 전에 먼저 비싼 차종을 보여 주라고 한다. 먼저 비싼 차를 보고 자신이 사려는 낮은 가격대의 차를 보는 고객은 가격이 비싸다고 생각하는 것이 줄어들기 때문이다. 보고자가 가진 자신의 안이 더 좋아 보일 수 있게 하기 위해서는 비교 대상을 찾아 함께 제시하면 상사가 쉽게 선택이 가능하다.

세 번째, 숫자로 드러내어서 측정이 가능하게 하라.
피터 드러커 교수는 일의 결과를 숫자로 측정할 수 없으면 경영이 아니라고 했다. 숫자를 자유자재로 활용하여 도표로 설명할 줄 아는 사람은 상대를 설득할 때 막강한 힘을 지닌다. 사람들은 수치적 데이터를 근거로 설명하면 객관적이고 논리적이라고 믿기 때문이다. 숫자를 근거로 내린 결론이나 주장에 대해서는 반대할 만한 숫자가 없는 이상 반박할 수 없기 때문이다.

네 번째, 결과를 보고하기 전에 중간 단계에서 피드백을 받으라.
중간 보고 없이 보고자의 생각만으로 완성하여 보고 하다 보면 상사의 의도가 들어 가지 않은 경우가 많다. 상사도 사람인지라 자신의 의도가 반영 된 보고서라면 쉽게 동의하고 결재한다. 상사도 참여해서 함께 만든 보고서 라는 인식이 들도록 하기 위해서는 보고하기 전 중간단계에서 미리 보고 하여 피드백을 받아야 한다. 

VM활동을 하면 매일 업무를 드러내어서 공유하므로 중간단계에서 쉽게 팀장의 피드백을 받을 수도 있고 월1 회 사장님과 VM진단 시 소통할 수도 있으므로 피드백을 받을 수도 있다. 

미국 펜실베이니아대 연구 결과에 따르면 “도비숫피”를 잘 활용하여 만든 보고서는 상사의 의사결정을 2배 빠르게 하고, 실행력을 2배 높이고 기억력을 5배 높이며, 시간을 80% 절약 해준다’고 했다.